POURQUOI EXTERNALISER LA PAIE ?
Gérer la rémunération en interne ou l’externaliser à un prestataire spécialisé ? Telle est la question que se posent de nombreuses entreprises.
La gestion de la rémunération est un processus complexe et chronophage qui peut s’avérer fastidieux pour les sociétés. Elle implique de nombreuses tâches : collecte des données, calcul des rémunérations, production des bulletins de paie, gestion des déclarations sociales, etc.
L’externalisation de la paie permet aux sociétés de se décharger de ces tâches et de se concentrer sur leur cœur de métier.
1. Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à déléguer la gestion de la rémunération à un sous-traitant spécialisé. Ce dernier prend en charge l’ensemble des tâches liées à la paie, de la collecte des données à l’édition des fiches de paie, en passant par le calcul des cotisations sociales et les déclarations obligatoires.
Comment ça marche ?
L’entreprise sélectionne un prestataire externe spécialisé dans la gestion de la paie. Il met à disposition un outil de gestion et un accompagnement pour la production des paies. La compagnie peut choisir de confier la totalité de la gestion de la paie (externalisation totale) ou de conserver une partie des tâches en interne (externalisation partielle).
A. Externalisation de la paie partielle
L’externalisation partielle de la paie est une solution flexible qui permet aux entreprises de confier à un partenaire externe la gestion d’une partie des tâches liées à la paie.
Concrètement, comment ça marche ?
Le prestataire met à disposition de la compagnie un outil de gestion de paie performant et sécurisé. La firme conserve la responsabilité de la saisie des informations et de la production des bulletins de paie. Il intervient en tant qu’accompagnateur :
Il apporte son expertise et son savoir-faire pour garantir la conformité des paies
Il effectue un contrôle rigoureux des bulletins de paie avant leur publication
Il répond aux questions de la société et l’assiste dans la gestion de la paie
B. Externalisation de la paie totale
L’externalisation totale de la paie est une solution clé en main qui permet aux entreprises de confier à un partenaire externe externe l’ensemble des tâches liées à la gestion de la paie.
Concrètement, comment ça marche ?
Le sous-traitant prend en charge l’ensemble des tâches : collecte et saisie des données variables de paie, calcul des rémunérations et des cotisations sociales, édition des bulletins de paie, déclarations sociales, établissement des attestations de salaire, gestion des absences et des congés, …etc.
L’entreprise n’a plus aucune responsabilité à gérer et se décharge de toutes les tâches administratives liées à la paie.
2. Quels sont les avantages et inconvénients de l'externalisation de la paie ?
A. Les avantages de l’externalisation de la paie :
Gain de temps:
L’entreprise se décharge de la gestion administrative de la paie.
Le service RH peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts:
Economies d’échelle grâce à la mutualisation des frais.
Moins de frais de formation et de recrutement.
Accès à des logiciels de paie performants à moindre coût.
Bénéficiez de la meilleure expertise:
Accès à des experts en droit social, droit du travail, RH et finance.
Garantie de la conformité de la paie avec les lois applicables.
Conseils pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts.
Externalisation de la responsabilité:
Le prestataire est responsable des erreurs de calcul et des litiges.
L’entreprise se décharge des risques liés à la gestion de la paie.
Se concentrer sur le cœur de métier:
L’entreprise peut se concentrer sur ses activités principales.
Gain de temps et d’énergie pour les dirigeants et les équipes.
Opter pour le bon prestataire:
S’assurer de la responsabilité contractuelle du prestataire.
Obtenir un justificatif d’assurance professionnel.
Demander des références d’autres entreprises clientes.
B. Les inconvénients de l’externalisation de la paie :
Perte de compétences :
L’entreprise perd sa compétence interne en matière de paie.
Elle doit la remplacer par une autre à plus forte valeur ajoutée pour rentabiliser l’externalisation.
Perte de contrôle des délais :
L’entreprise n’est plus maîtresse de ses délais de paie.
Elle peut être pénalisée financièrement si le prestataire ne respecte pas ses engagements.
Risque de perte d’information :
L’ajout d’un intermédiaire augmente le risque de perte d’information.
Il est important de définir des canaux de communication clairs et précis.
Subir le turn-over du prestataire :
L’entreprise n’a pas la main sur le turn-over des gestionnaires de paie du prestataire.
Le départ d’un gestionnaire connu peut perturber la collaboration.
Perte de crédibilité auprès des salariés :
La perte de compétence en interne peut nuire à la crédibilité du service RH.
Le service RH peut être contraint de solliciter le prestataire pour répondre aux questions des salariés.
3. Pourquoi l'externalisation de la paie est-elle la bonne solution pour votre entreprise ?
Comme dis précédemment, l’externalisation de la paie comporte de nombreux avantages tels que :
Gagner du temps et se concentrer sur l’essentiel
Simplifier le traitement de la paie et garantir la sécurité
Bénéficier d’une expertise métier et d’un savoir-faire spécialisé
Cependant, l’externalisation de la paie n’est pas nécessairement la solution universelle et son adoption dépend de plusieurs facteurs propres à chaque structure.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour déterminer si l’externalisation est adaptée à votre entreprise :
Pour les entreprises de moins de 10 salariés:
solution la plus rentable et permet d’éviter les coûts liés à l’embauche d’un responsable de paie.
le dirigeant peut ainsi se concentrer sur ses missions principales.
Pour les entreprises de 10 à 50 salariés:
offre une grande flexibilité et permet de s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise.
garantit la sécurité et la conformité de la paie tout en maitrisant les coûts.
Pour les grandes entreprises:
permet de gérer les effectifs importants et de garantir un climat social serein.
offre une expertise de haut niveau et une grande réactivité.
4. Quel est le coût de l'externalisation de la paie ?
L’externalisation des salaires peut être une solution judicieuse pour de nombreuses entreprises, mais il est important de bien analyser ses besoins et de choisir un prestataire de confiance.
Le coût varie en fonction de plusieurs facteurs :
Le prix au bulletin de salaire :
En moyenne, le prix est facturé au bulletin, soit environ 25 euros par bulletin.
Des prestations supplémentaires peuvent être facturées, comme les embauches et les soldes de tout compte (environ 50 à 100 euros).
Les autres prestations :
D’autres services peuvent être facturés en sus du prix du bulletin, tels que la rédaction de contrats de travail (50 à 100 euros) ou d’avenants (10 à 20 euros).
Le nombre de salariés :
Plus le nombre de salariés est important, plus le coût de l’externalisation sera élevé.
La complexité des paies :
Des paies complexes, avec des primes, des indemnités et des variables, peuvent coûter plus cher à externaliser.
Le type de prestataire :
Les grands cabinets d’externalisation ont généralement des tarifs plus élevés que les petits cabinets.
Il est important de bien comparer les différentes offres et de sélectionner un prestataire qui propose un rapport qualité-prix attractif.
Conseils pour bien choisir un prestataire :
Demandez des devis à plusieurs prestataires.
Comparez les services inclus dans chaque offre.
N’hésitez pas à négocier le prix.
Assurez-vous de la qualité des services proposés et de la fiabilité du prestataire.
Vérifiez les références du prestataire et les avis de ses clients.
